Erfolgsrezept Checkliste: Effizientere Prozesse durch bewährte Methoden

October 26, 2020

Checklist

Hakende Abläufe nerven nicht nur – sie kosten Zeit und Geld. Daher investieren viele Organisationen zahlreiche Ressourcen in die Optimierung von Prozessen. Dass Lösungen dafür nicht immer kompliziert und hochtechnologisch sein müssen, zeigt unsere Projekterfahrung. Ein wirksames Tool zur Prozessoptimierung ist nämlich schlicht: die Checkliste.

„Das haben wir doch schon immer so gemacht“: Kaum eine Aussage ist wohl schlimmer, wenn es darum geht, den Erfolg einer Organisation auch in Zukunft nachhaltig zu sichern. Nicht nur in öffentlichen Verwaltungen, auch in so mancher Abteilung oder Führungsetage von Unternehmen herrscht trotz der großen derzeitigen Herausforderungen ein Unwille Veränderungen gegenüber. Doch Verbesserungen sind in gewissem Maße immer nötig, um langfristig am Markt zu bestehen. Das betrifft nicht nur Produkte und Dienstleistungen, sondern auch interne wie externe Abläufe. Hier setzt die Kunst der Prozessoptimierung an: Sie stellt bestehende Prozesse, Organisationsformen und Abläufe auf den Prüfstand und zeigt auf, wo Optimierungsbedarf besteht und wie dieser am schnellsten und sinnvollsten umgesetzt werden kann.

Prozessoptimierung gegen schlechten Informationsfluss und Mitarbeiter-Überlastung

Meist ist die Ausgangslage bei unseren Projekten sehr ähnlich: Es besteht ein komplexer Prozessablauf, der aber nicht klar dokumentiert ist und daher keine optimale Koordination mit internen wie externen Projektpartnern ermöglicht. Oft sind Informationen in zahlreichen, umfangreichen Excel-Listen verborgen und Freigabe- bzw. Abstimmungsprozesse laufen nicht nach einem vorgegebenem Schema mit sinnvoller Reihenfolge, sondern vereinzelt und unkoordiniert ab. Das führt unweigerlich zu zeitlichen Diskrepanzen im Informationsfluss und kostet alle Mitarbeiter viel Zeit und Überstunden.

Diesen Herausforderungen begegnen wir normalerweise mit vier Schritten: Zuerst erstellen wir eine detaillierte Prozessübersicht. Darauf aufbauend folgt der Entwurf von Prozess-Checklisten für die von uns identifizierten, relevanten Prozesse in der Organisation. Vergleicht man den dargestellten Soll-Zustand mit dem Ist-Zustand, fällt es leicht, Verbesserungspotenziale zu finden und zu bewerten. Daraus leiten wir dann eine Roadmap zur Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen ab.

Nach diesem Ansatz haben wir z.B. bei einer deutschen Hilfsorganisation die Prozesse in der Finanzabteilung optimiert, mit dem Ergebnis einer deutlichen Reduzierung von Redundanzen und Überstunden, und somit einer besseren Aufstellung für die Zukunft. In der Automobilzuliefererbranche haben wir mit dem Einsatz von Checklisten Vertriebsprozesse in vier Kernphasen optimiert – von der Erhebung des Ist-Zustandes über die Definition des Soll-Zustandes bis hin zur Vorbereitung der Implementierung und der Umsetzung der Maßnahmen. Im Konsumgüterbereich wird mit entsprechenden Change Management Konzepten gearbeitet und die Veränderungsprozesse begleitet; und auch bei Banken werden sogenannte Umsetzungslisten eingesetzt, die checklistenartig alle Umsetzungsthemen für die Kunden mit Verantwortlichen und Deadlines zur optimalen Projektumsetzung auflisten. Allen gemeinsam waren als Startpunkt komplexe und unklare Prozesse und mangelnde Transparenz – gleich ob im sozialen Sektor oder in der Privatwirtschaft.

Prozess-Checklisten als zentraler Bestandteil der Prozessoptimierung

Die Verbesserung sehr komplexer Prozesse ist besonders herausfordernd, aber auch lohnend. Denn diese Komplexität führt häufig zu Überstunden und zahlreichen Fehler an verschiedenen Stellen – sie auszumerzen, kann mithilfe von Prozess-Checklisten gelingen.

Unsere entsprechenden Ansätze finden sich in der gängigen Management-Literatur wieder, wie z.B. das „Checklist Manifesto“ des US-amerikanischen Forschers und Autors Atul Gawande. Basierend auf seiner Berufserfahrung als Chirurg versucht er, das Problem der zunehmenden Komplexität unseres Lebens zu lösen. Dabei geht er davon aus, dass die meisten Fehler nicht aus Unwissenheit (die wir machen, weil wir nicht genug wissen), sondern aus Unfähigkeit (die wir gemacht haben, weil wir unser Wissen nicht richtig eingesetzt haben) begehen. Selbst Routineaufgaben, etwa im OP-Saal oder vor dem Start eines Flugzeuges, seien mittlerweile so vielschichtig, dass es ohne genau definierten Prozess praktisch unvermeidbar sei, etwas zu übersehen. Die Lösung: Experten brauchen Checklisten als schriftliche Leitfäden, die sie durch die wichtigsten Schritte des komplexen Verfahrens führen.

Doch wie sieht dieser zentrale Bestandteil tatsächlich aus? Auch hier können wir uns aus unserer Projekterfahrung auf feste Mustervorlagen verlassen. Die Inhalte sind: Prozess, Phase, Einzelschritte/-aufgaben, Zuständigkeiten, Startpunkt & Zeitraum, und natürlich Checkboxen zum Abhaken der einzelnen Schritte.

Checklist process

 

Die aufgeführten Elemente müssen mit Inhalten gefüllt werden, wenn es an das Erstellen einer Checkliste geht. Dabei hilft es, die folgenden zentralen Fragen zu beantworten:

  • Wann soll die Checkliste genutzt werden?
  • Wer sind die zuständigen Personen/Rollen?
  • Was ist die Deadline und was sind zeitkritische Punkte?

Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass die Checkliste auf einer einheitlichen Checklisten-Mustervorlage basiert und vor allem die kritischsten bzw. fehleranfälligsten Schritte berücksichtigt. Eine einfache, verständliche Sprache und jeweilige kurze Beschreibungen der einzelnen Schritte sorgen zudem für eine geringere Fehlerquote. Als letzter Schritt wird die neue Checkliste im Live-Betrieb getestet und nach den dabei gewonnenen Erkenntnissen konstant überprüft und aktualisiert.

5 Vorteile von Checklisten für Ihre Organisation

Auch wenn sich diese Schritte zunächst sehr simpel anhören könnten, lohnt es sich doch, diese strukturiert und überlegt anzugehen. In unserer Projekterfahrung konnten wir mit unserer Methode immer wieder folgende entscheidende Vorteile feststellen, die Organisationen durch dieses Vorgehen und die konsequente Anwendung ihrer Checklisten gewannen:

  1. Zeitersparnis: Prozesse laufen schneller und koordinierter ab.
  2. Fehlerverminderung: Durch eine reduzierte Komplexität sind alle Schritte klarer; es werden keine Einzelheiten mehr übersehen.
  3. Steigerung der Effizienz: Dank klarer Abgrenzung der Aufgaben kommt es zu weniger Zeit- und Reibungsverlusten.
  4. Entlastung der Mitarbeiter: Zeitersparnis und die klare Definition von Verantwortlichkeiten reduzieren den Arbeitsaufwand.
  5. Dokumentation: Die sichere und langanhaltende Dokumentation der Prozesse sorgt dafür, dass Abläufe für jeden jederzeit aufrufbar und klar verständlich sind, der Transfer von Wissen ist so garantiert und simpler.